前言
近年来我国社会经济发展水平的不断提升，社会各方面的发展也日新月异。在新时代背景下，档案的作用愈发重要，人们对于档案的利用意识也越来越高，档案管理工作面临着新的挑战和更高的要求。因此要提高档案管理工作的效率和科学性，以适应和促进新时期各方面工作的发展。本期公号将给大家介绍什么是数字化档案管理、数字化档案管理的优势以及所遇的挑战和解决措施。
一、什么是数字化档案管理
数字化指“将各种数据、文字、图像、资料等真实世界的信息通过计算机数字转换或传输后转化成计算机可以接受的计算机信息进行传输、发布，接收者把真实的反馈内容也转换成计算机信息，这样的人、对象之间的联络、交流、应用和发布数字资讯的过程。”简单地说，就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再为这些数据建立起适当的数字化模型把他们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的一个过程。
数字化档案管理主指的是借助扫描技术、计算机技术、数字化的录音、录像，大数据与云存储技术进行档案管理，从而将各种纸质媒介的档案转化成数字媒介的形式，基于计算机构建专业的档案管理系统，开发专业的档案数据信息库，从而实现档案的高度共享，满足利用者的个性化需要，推动档案管理进一步向标准化、规范化、科学化的方向运转和逐步转型，如下图所示。
🔺图1数字化档案管理流程
二、数字化档案管理的优势
在传统的档案管理观念看来，档案管理工作就是对现有的档案内容进行归类存放，然后将这些档案作为接下来其他工作开展的依据。但是在新的发展背景之下，传统的粗放型、简单型的档案管理方式已经不再契合发展需要。采用传统纸质化的档案管理方式占用很多存储空间、所需信息之间的交流比较繁琐，分享过程中容易造成数据的丢失，档案管理人员花费更多的时间进行查询和登记，查阅人员需要现场查找，浪费了大量的时间和精力。旧的档案管理方式已经难以完全满足各种社会工作的需要，需要与时俱进地进行适应性的改进，而数字化档案管理就可以解决这些问题。
1、节约信息存储空间
传统的纸质档案管理方式占用了很多的存储空间，在存储方面的难度也逐渐增大。通过将数字化的管理技术应用到档案管理中，能够实现档案信息的机读模式，改变了传统的存储方式，节约资料占地空间，避免反复印制造成的纸张浪费，节约经济成本。
2、实现档案信息共享
档案数字化是当前档案建设的主要方向，是取代低成本、高风险档案管理方式的有效模式。档案数字化扩展档案利用空间，达到了高效应用档案的效果，可以跨越时空进行档案服务。尤其在档案使用个性化、大数据技术对档案要求不断提高的背景下，信息化档案管理方式满足各层级人员档案应用需求，有助于对档案潜在价值进行挖掘融合。随着新型数字档案管理标准的普及，档案数字化管理可以构建层级更加清晰的档案管理体系，这对保证档案供给的灵活性和弹性有重要意义。档案共享在信息技术的辅助下变得更具创新性，不仅避免了重复供给和遗漏档案问题，还实现了不同层级之间的优势互动。
3、丰富档案管理手段
档案数字化极大节省了档案管理人员的时间，简化了档案管理的步骤，有助于借助计算机进行档案管理审核，在既定标准下降低了档案管理潜在风险，从而达到提高档案管理工作效率的目标。特别是在档案应用日渐开放，档案管理参与人员增加，各类档案信息需要提高适用性的时代背景下，必须依托数字化的方式提高档案管理科学性，保证档案运转的透明性，依托数字技术提高档案的规范性，这样才能提高档案管理的可操作性和有效性。
4、提高管理效率
采用传统纸质化的档案管理方式，档案管理人员花费更多的时间进行查询和登记，在查阅档案时，查阅人员需要现场查找，浪费了大量的时间和精力。数字化的档案管理方式，通过计算机和网络直接进行查询，简便快捷，有效提高了工作效率，也能够实现对档案的高度利用。数字化的档案管理方式能够让档案管理人员和相关应用人员有效提升信息录入和获取效率。
三、数字化档案管理所面临的挑战
信息技术和大数据等新技术的发展是一把双刃剑，拓展了档案管理工作的边界，在给档案管理工作带来巨大便利的同时，也为档案管理程序的每一个环节赋予了新的挑战。
1、档案管理人员的专业化水平不高
在档案管理工作中，相关人员的专业素养是最为关键的。随着档案管理工作任务量的急剧增大，档案管理人员数量也增加，却忽视了对工作人员的培训。
一些档案管理人员自身的专业素质不合格，业务能力不过关，在进行档案整理工作的时候往往会存在很多问题，例如文件归类不正确，这会直接导致档案的位置错乱甚至是档案丢。部分管理人员专业水平较时代落伍，不能够适应新技术和新手段，严重降低了工作效率。
2、档案管理的规划性不强
在很多地方，管理层并没有对档案管理工作予以足够重视。认为档案管理工作只对单位运转和发展起辅助作用，对单位的发展影响不大。在这样的观念影响之下，档案管理所需要的人员和资金配置不到位，档案管理也缺乏阶段性和长久性的目标，管理技术没有与时俱进，管理职能没有深化应用，导致档案管理工作难以实现现代化的发展。
3、档案缺乏信息化管理
计算机技术的应用极大地提升了档案管理的效率，促进了档案管理的信息化，但是同时也暴露了很多问题。首先是硬件和软件设施更新慢，增大了档案管理的任务量，降低了稳定性。其次是缺乏部门间的协调与统筹，各部门各用一套管理系统，档案数据不能实现对接和共享，难以集中管理，不仅没有充分发挥信息化技术的优势，甚至还给档案的储存和使用带来了更大的麻烦，不利于档案管理工作水平的提升。
4、档案存储风险高
数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的前提条件，大数据时代下，大多的档案都是用电子信息的形式进行储存的，与网络技术紧密相关，在带来便捷的同时，档案管理的安全问题也随之而来，在实际的工作中会存在档案信息泄露、丢失以及被篡改等风险。因此现代档案管理工作对网络本身的稳定性和安全性也提出了较高的要求。
目前我国档案储存面临的问题有以下两种情况，第一种情况是由于自然因素或同时在线人数过多而导致信息平台无法正常使用；第二种是黑客会攻击数据库，窃取具有巨大价值的信息资料，导致整个数据库受损，并且很大概率会造成信息的丢失或不法分子趁机闯入。
四、数字化档案管理的改进措施
数字化档案管理工作面临着许多新的要求，在未来的发展过程中，需要结合实际状况采取相应的改进措施，解决好新技术带来的挑战。
1、提升档案管理人员的专业水平
提高档案管理人员的专业意识，以提升档案管理人员的专业水平。要实现档案管理专人专用，投入资金引进专业人才和专业技术。加大对档案管理人员的定期培训，提升他们的专业水平和责任意识。健全相应的规章制度，奖罚并行，对工作不负责，水平不合格的档案管理者进行及时的处理和惩罚，对工作突出，工作专业有技术创新的档案管理者给予适当的精神和物质奖励。
2、规范档案分类，做好前瞻性规划工作
在管理档案时，按时间、内容、形式等对档案进行有层次的区分，做好档案分类工作，可以在最大程度上提高档案管理工作的合理化和效率。档案分类的重点就是建立档案分类规范和体系。常见的档案分类方法和依据有很多，可以按照年度、组织结构、问题等依据进行分类。对档案做重要程度和机密程度的区分，采用不同的管理方式和保护措施，重要档案要提高保护程度，避免损坏，机密档案要加强保密，避免外泄。相关管理人员应当意识到档案管理建设是一件系统性和长期性的工作。这也要求在档案管理时，要做好前瞻性规划工作。
对于资金的投入，人员的配置与培训以及软硬件设施的更新换代都要制定计划与目标，用目标来促进档案管理工作的进步。提前布局，建设档案资源平台，以便在以后的工作中使档案的管理体系更加完善，档案发挥的作用更加充分。
3、建立档案信息资源体系
建立档案信息资源体系，促进信息档案资源的数字化转型。由于处理技术的缺陷，在对档案数据进行数字化处理过程中要注意甄别档案信息的准确性。其次需要建设档案数据库，通过一个特定的数据库来促进档案实现共享性和开发性，真正实现一体化和全网化的管理系统。由于数字化档案管理的介质可能会出现损坏的情况，所以也要做好档案的备份工作，原档案和备份资料要储存在不同的介质中，对于特别重要的档案，要分多份储存。
4、建立完善的安全系统
想要保障网络信息数据库的安全，防止档案信息泄露、丢失及篡改，首先就要建立完善的安全系统。有效防治黑客的恶意攻击，从而保证数据的安全。网络监管能保证计算机网络系统的高效运转，并且监督管理机制能够更好地提高和运用网络信息安全防护技术，由于其具备风险预测和监控功能，可以更有效地防治黑客入侵、网络被任意使用等。
五、总结
在社会经济和科学技术迅速发展的今天，传统的档案管理工作暴露了很多问题。我们应该认真对待这些问题，从思想和行动上加以改进，提高服务意识和责任意识，完善档案管理的制度，引进现代化的档案管理技术。而相应的信息技术不断发展也给数字化档案管理工作带来机遇和挑战，档案数字化管理已经成为一种常态，需要档案管理者不断创新档案管理方法，提高对档案管理利用的效率和水平，促进档案管理工作沿着更加科学高效的道路发展，为经济和社会发展提供优质服务。
