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蓝凌:伊泰集团合同管理项目

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针对伊泰集团的合同特点,蓝凌为中国500强企业:伊泰集团定制一套覆盖“合同准备—起草—审批—签订—履约—终结—档案管理”,集信息、业务和统计分析于一体的合同全周期管理平台。实现全集团统一合同分类、统一相对方管理、统一范本管理、统一授权管理、统一合同台账、履约过程跟踪管理。通过合同风险管理和风险监控体制提升煤炭企业管理水平,提高煤炭企业的竞争力。

内蒙古伊泰集团有限公司(简称“伊泰集团”)成立于1988年3月,是以煤炭生产、运输、销售为基础,集铁路、煤化工为一体,房地产开发、生态修复及有机农业等非煤产业为互补的大型清洁能源企业。伊泰属于典型的多业态、多组织的综合性集团,随着集团业务线的拓展,旧的合同管理系统已不能满足越来越复杂的业务需求,技术运维难度大。

针对伊泰集团的合同特点,蓝凌为集团定制一套覆盖“合同准备—起草—审批—签订—履约—终结—档案管理”,集信息、业务和统计分析于一体的合同全周期管理平台。平台主要包括以下亮点功能:

第一、相对方信息集中统一管理:平台支持批量导入合同相对方数据,进行流程审批时,可输入多个相对方,轻松、便捷实现多方合同的签订;而且相对方可以拉入黑名单,并同步集团其他平台。

第二、合同文本标准化管理:员工提前将集团常用的合同范本(物资采购类、工程建设类、人员培训发展类、价格确认函等)录入平台,建立专属于伊泰集团的合同范本库;实际使用中,直接引用合同范本快速起草合同,填入基本信息(签订方、金额等),同时可以针对各个重要履约节点设置定时提醒。

第三、实现合同签订在线化管控:合同审批通过后,发起合同签订流程,集团公章管理员审核合同授权书等资质文件,通过后,合同发起人直接从系统打印/导出合同,支持线上、线下盖章;签订流程结束后,需要上传扫描后的合同原文件,进行复核和归档。

第四、实现业财一体化:合同复核完成后,将合同信息推送至财务共享平台,财务共享平台可根据合同编号查看合同正文信息、履约信息、结算计划,加强业财联动。

第五、实现“计划、验收、结算、结项”的履约闭环:构建从履约计划—阶段验收—结算管理—合同结项全过程的闭环履约管理,随时跟进合同的履约进度,实时查询每一份合同的执行进度、履约评估及合同收付结算情况。

第六、统一台账帮助领导洞察经营状况:把已签订合同的电子文件存进系统,按合同分类对电子文件进行存档,建立统一的合同台账,实现对所有合同的统一管理。通过报表工具,用户可以一键生成多种类型的图表,让合同数据可视化,帮助企业高层时时洞察企业经营状况。

随着数字化3.0阶段的到来,实体经济与数字技术深度融合已成为主流发展模式。伊泰集团的合同管理平台项目,既是集团科学管理合同的最佳实践,也体现了集团善用数字化手段赋能发展运营,通过合同风险管理和风险监控体制提升煤炭企业管理水平,提高煤炭企业的竞争力。合同管理平台投入使用后,为集团带来如下实用价值:

一、合同审批流程规范化、标准化

平台根据集团特点对合同进行分类,并对相应的审批流程进行了规范化、标准化管理,借助蓝凌智慧合同管理平台的先进性,实现了合同的批量、快速维护。

二、线上审批规避合同隐性风险

合同文档从审批到打印始终是线上进行,避免了合同签订过程中文本变更和篡改的可能性,节省了文本核对的工作,提高了合同签订效率。

三、提高业、财人员的工作效率

通过与财务共享平台的对接,实现了合同付款的有效管控,节省了业务人员和财务人员线下核对合同付款信息的过程,提高了合同付款的效率和安全性。

四、图表化合同台账支撑管理决策

通过支持全集团、全分类的合同进行线上流转,方便系统形成统一、完整的合同台账,并可以快速生成图表,大大提高了合同台账的统计效率,有效支撑经营决策。

深圳市蓝凌软件股份有限公司