企业不是独立的，总是要与外部进行联系，企业以往采取的方式往往是多人对外的，于是就产生了很多小问题，而采用信息化系统，并且进行适当的制度、人员配备，可以有效地解决这些问题。
本文将介绍曾经的三个项目，有一定相似性，也有不同的细节，供读者参考。
01
产品数据管理系统中的截面管理模块
一个企业的总经理一次在车间看到，一类零件模具数量很多，于是他告知技术管理部经理说，“这些模具也太多了，你去查一查。”
技术管理部经理查了一下，这类零件居然有75种之多，而开一套模具平均5万元。经过一番分析，对这类零件模具，挑出了25种，要求设计人员在今后产品时，尽量使用已有模具，结果3年时间内，这类零件就没有开新模具。
企业原先采取的管理方式中，这类零件是铝型材材，因此图纸绘制就是截面图。而截面图纸是按照产品进行存储的，电子的散落在个人手上，纸面的材料一个产品一个夹子地存储。因此技术人员查找起来也不方便。同时确定开模是技术人员直接和模具公司联系的，企业原本对此没有管理。
针对开模过多问题，技术管理部经理决定增强管理。
在软件方面，开发应用截面管理模块，将所有的铝型材截面制定命名规范，分类管理，实现快速查询。
在业务方面，给一名技术主管增加了一项任务，就是新开的模具必须经过他审核，而如果是费用比较高的（10万以上），比较特殊的件，则需报技术管理部经理，一起商讨方案。
此外，将所有截面图纸，打印后，装入一个夹子，而不象以往仅是在放置在产品图册中。这样技术人员在产品设计时，可以方便快捷查询各种已有截面，技术人员认为合适的，可以直接在明细表中标明应用。而新设计开模则需要一次申请、甚至二次申请，因此技术人员在申请是都经过了慎重考虑。
按照这种模式运行一段时间后，企业年产值增加了到1.5倍，而模具费用却只有以往的一半。
02
质量管理信息系统
一个企业生产过程中经常出现客户代表提出缺陷和改进意见。缺陷是必须修正的，改进意见影响程度较低，一般需要商讨，确立是否处理，怎么处理，商讨后企业再进行下一步操作。
而企业在运作过程中，提出缺陷和改进意见要求的，除了客户代表，也包括质检人员、质检经理，企业技术人员、管理人员等等。提出要求的对象可能是车间班组长，也可能是车间工人，而客户代表有时也会向质检人员，质检经理提出。
这种模式下，偶尔出现提出的缺陷与改进意见没有处理，就提交客户代表进行完工检验的情况，或者在生产过程中，以往提出的问题又再次出现了。分析其原因可能是个人的遗忘，交接班时没仔细阅读交接记录，接受信息的人没有传递到车间等等，这就造成了客户的不满。
为了改变这种情况，企业实施了质量管理信息系统。所有的缺陷与改进意见，要求这些信息需要输入系统，客户代表可以在系统中直接录入，质检经理、质检人员也可以录入，而如果是口头告知的，接收的人就要负责将信息转告给质检人员进行录入。
完工检验人员在检验之前，需要查询系统，确立当前产品是否存在未处理的缺陷与改进意见，如果存在则过账不了，不能进行下步操作，而要求车间返修。
通过系统的实施保证了问题能在提交客户前被处理完，实现了真正落实，客户的满意度得到了显著改善。
03
协同管理系统中的报价、合同管理模块
一个企业的销售以往向客户寄出报价、合同，是销售自行寄出的，结果出现了数次问题，例如针对合同要执行时，找不到合同；向客户再次报价，客户抱怨比之前报价还要高；客户索要报价，结果答应下来马上寄出的，结果客户没有收到。
针对这些问题，企业决定在实施协同管理系统时，加强报价、合同管理。其核心功能包括如下几点：
第一：所有的报价、合同是电子化的，必须输入系统，而合同的打印是专人管理的。
第二：所有的报价、合同都需要盖章，以往盖章是销售找公章管理人员，而现在是打印人员去盖章。
第三：客户收不到报价、合同，是因为当时主要采用传真方式，而传真时，例如客户是自动接收的，而传真机没有纸了，又或者客户接收的报价、合同的人，不是需要报价、合同的人，材料的保存、传递除了问题等等。企业针对这种情况，安排专人发送传真，其中重要的一条就是，发送传真后，一定电话联系客户，确认报价、合同收到，才告事务结束。
经过这种模式的改进后，企业再也没有出现以前的问题，显然改进了企业的销售工作。
04
小结
前述的三个项目，从技术角度评价都不是很难。但是反映应出这些问题是普遍存在的，因此将其分享出来就有了一定的意义。
希望读者可以分析自身企业的具体情况，如果存在类似问题，能作为借鉴做出有针对性的方案，从而解决问题、促进管理提升。
