摘要
在保险行业数智化转型加速推进的背景下，保司为破解传统会议模式效率低下、资源浪费、跨区域协同不畅等痛点，启动了智慧会议室系统建设项目。该项目以“科技赋能高效办公”为核心，针对新街高和职场24间不同类型会议室，构建了涵盖视频显示、音频传输、集中控制、智能预约、数据管理的全场景智慧会议解决方案。实现了会议全流程自动化管理与跨区域高效协同。项目实施后，不仅显著提升了会议效率与空间利用率，降低了运营成本，更构建了“保险+物联网”的智慧办公样板，为行业数字化转型提供了可借鉴的实践经验，彰显了科技驱动下的管理创新价值。
一、项目背景
（一）行业转型驱动
近年来，保险行业在政策引导与技术变革双重作用下加速数智化转型。2024年9月国务院印发的《关于加强监管防范风险推动保险业高质量发展的若干意见》明确提出，鼓励运用人工智能、大数据等技术提高营销服务、风险管理和投资管理水平。同时，保险市场竞争日趋白热化，一方面国民保险意识持续提升带来广阔市场空间，另一方面国内外保险机构不断涌入加剧竞争态势。在此背景下，通过技术创新优化内部管理流程、提升协同效率，成为保险公司构建核心竞争力的关键抓手。
（二）技术应用基础
随着物联网、大数据及云协作技术的成熟，智慧会议系统已成为企业数字化转型的标配。行业实践表明，智能会议系统可通过自动化管理减少30%的行政人力投入，将会议准备时间缩短75%，同时降低50%的年度会议成本。该保司此前在视频会议系统建设中积累了一定的技术应用经验，为本次智慧会议室系统的全面升级奠定了基础。在此背景下，启动智慧会议室系统建设成为该保司优化管理流程、降本增效的必然选择。
二、项目目标
（一）核心目标
构建“全流程智能、多场景适配、数据化管理”的智慧会议生态，实现会议管理从“人工驱动”向“技术驱动”的转型，支撑公司高效协同与精益管理。
（二）具体目标
效率提升目标：实现会议室预约、设备调试、签到入场等会前准备时间从2小时缩短至30分钟以内；跨区域会议响应时间从4小时压缩至15分钟，决策效率提升40%以上。
资源优化目标：通过智能监测与调度，使会议室空间利用率提升至80%以上；实现会议设备统一管控，故障响应时间缩短至1小时内，设备完好率保持99%以上。
成本控制目标：年度会议运营成本（含差旅、物料、能源）降低30%；行政人员在会议管理上的人力投入减少40%。
体验升级目标：建立“极简操作、无缝协同、安全可靠”的会议体验，员工对会议系统的满意度达到95%以上；满足保密会议、大型培训、商务洽谈等多场景需求。
数据赋能目标：构建会议数据可视化平台，实现对空间使用、设备运行、会议效果的量化分析，为管理优化提供数据支撑。
三、项目建设内容
（一）分场景会议室建设
针对6种类型会议室的功能需求，制定差异化建设方案，覆盖24间会议室的全场景升级：
小型会议室（6-8人）：配置4K高清显示器、无线投屏器、全向麦克风，支持一键发起腾讯会议等远程协作；门口安装15.6英寸预约屏，实现快速预约与日程显示。
中型会议室（10-15人）：增设智能会议平板，支持手写批注、多屏互动（4分屏同步展示）；通过会议控制面板集中控制整个会议系统。
中大型会议室（20-30人）：采用双屏显示方案（主屏展示内容、副屏显示远程画面），升级阵列式麦克风与专业音响系统，确保15米内拾音清晰；增加人脸识别签到机，实现参会数据自动统计。
大型会议室（30-50人）：部署LED拼接屏与高清摄像跟踪系统，自动捕捉发言者画面；引入AI语音转写功能，实时生成会议纪要并提取待办事项，同步推送至参会人办公终端。
超大型会议室（50-100人）：配置舞台级音频系统与高清直播设备，支持大型培训、产品发布会等场景；实现与分支机构会议室的多终端联动，满足千人级跨区域会议需求。
多功能厅：打造“会议+活动+直播”复合场景空间，集成专业影音系统、舞台灯光控制系统与同声传译设备；支持会议模式、演出模式、直播模式一键切换，适配年会、行业论坛等大型活动。
（二）核心系统功能模块
智能预约管理系统：员工可通过企业微信、办公APP或会议室门口预约屏完成会议室预定，系统自动校验冲突并推送日程提醒；集成空间占用传感器，无人使用时自动释放会议室资源，解决“占而不用”问题。
四、项目实施效果
（一）效率与成本双重优化
会议效率显著提升：会前准备时间从平均2小时缩短至25分钟，设备调试实现“一键到位”，跨区域会议发起响应时间压缩至10分钟。
运营成本有效降低：年度跨区域差旅成本减少45%，纸质资料印刷成本降低90%；通过智能节能控制，会议室能耗下降35%。
（二）用户体验全面改善
员工对会议系统的满意度达到95%，尤其在跨区域协同、设备操作便捷性方面评价较高。智能预约系统彻底解决了“会议室冲突”问题。
五、总结与展望
该保司智慧会议室系统建设项目通过技术与管理的深度融合，成功实现了会议模式的智能化升级，不仅解决了传统会议的效率与成本痛点，更构建了数据驱动的管理新范式。项目的实施印证了物联网、大数据等技术在保险企业内部管理优化中的核心价值，是公司数智化转型战略落地的重要里程碑。
未来，该保司将在此基础上持续深化智慧办公建设：一是引入AI智能推荐算法，实现会议室、参会人员、设备配置的自动匹配；二是拓展系统与业务系统的集成深度，将会议数据与客户服务、产品研发等环节联动，支撑业务创新；三是探索“AI员工”在会议服务中的应用，如智能议程规划、自动Minutes分发等，进一步释放人力价值。通过持续的技术迭代与场景创新，该保司将继续打造“未来办公”生态，以科技重塑保险行业的管理与服务模式。
完成单位：北京太极华保科技股份有限公司
完成人：喻凌、王岩、方强、刘明