CIO认为OA该做但远没有做好的3大致命问题

2019-06-10 11:01:50 文/今日头条 作者/ 工作周报点靠母

OA系统基本上是国内产品的天下,这在IT领域非常少见,大多数领先的IT产品和IT技术都源自美国,学自美国。不知是不是因为没有美国榜样,总之中国的OA系统市场巨大,却没有霸主,需求广泛,却成功罕见。

OA系统基本上是国内产品的天下,这在IT领域非常少见,大多数领先的IT产品和IT技术都源自美国,学自美国。不知是不是因为没有美国榜样,总之中国的OA系统市场巨大,却没有霸主,需求广泛,却成功罕见。

作为一个企业的信息化负责人,想找到一款满意的OA系统非常困难。不论是百里挑一,还是一见钟情,选择了OA之后,总会发现实施难度比计划中大很多,使用效果比想象中差很多,难堪大用,游走在用和停用的边缘。虽说信息系统项目实施本就困难重重,需要一把手支持,需要打破部门墙,但我认为根本原因其实是OA产品自身还不够好。

OA系统梦想很大,现实骨感。OA系统的问题,也是OA用户的痛点,其实就是说OA的方向。能解决这些痛点的OA,将是管理系统领域的王者,不论是私有部署的传统OA还是SaaS版泛OA。

现在市场上的OA系统普遍存在3大问题。

1、用户体验差。

OA系统从传统软件一路走来,一直是“管理系统”的刻板嘴脸,产品设计逻辑是“系统怎么做你就该怎么用”,所有的操作都繁琐,所有的界面都难看,从不为使用者方便着想,自认为只要业务逻辑正确就万事大吉。产品开发者自己不用,也不接触实际用户,自认为功能强大,实际上没人明白。如果是专业岗位,可以培训学习,可以逐渐熟练,但是作为普通员工,就会想方设法躲开不用。

令人迷惑的用户体验

用户体验是个庞大的话题,不可能三言两语说得明白。按照我的理解大体可以分为四部分:视觉体验,交互反馈,功能逻辑,满足感。

视觉体验即UI,就是系统的每一个页面和元素都应该看上去美观、舒适、协调、轻快。这需要从页面元素的布局、焦点、大小、颜色、间距等等方面都精心设计,并且在一个系统里保持一致的视觉风格。

交互反馈即UE,就是系统的操作者在使用系统时的交互过程,好的交互应该是在该出现的时候交互信息,在没必要的时候就没有交互信息。比如表单信息的填写提示,默认打开表单时填写提示信息应该越少越好,如果填写正确就不必提示,如果填写错误再给出有针对性的提示,比如“密码长度不够”而不是“密码错误”。

功能逻辑是更深一层的用户体验问题。比如有些系统的报表查询将大批字段逐个列出,让用户输入查询条件,貌似功能强大,但实际上非常难用,如果像搜索引擎一样在一个通用的文本框中输入查询条件,用户的使用感受和效率就会高很多。

满足感是用户在使用系统的过程中获得的一些额外的精神收获。比如积分、奖牌、赞、虚拟礼物,等级,或者是直接的类似打游戏的愉悦感。虽然OA本质上是劳动工具,似乎每个人都应该敬而远之,但实际上工作是能给人带来快乐的,OA系统也可以让人获得快乐,甚至是类似打游戏的成就感。

总体而言,传统OA系统的用户体验非常不好,这可能是导致系统使用效果不好的最重要原因。在移动互联网发展的今天,各种移动应用铺天盖地,用户体验可以决定一个应用的生死。虽然大型的OA系统提升用户体验不易,但不进化就是等死。

2、系统集成难。

没有哪个企业喜欢信息孤岛,优秀的OA系统应当连接企业的一切系统,成为企业的数据中心,成为企业信息系统的核心枢纽。孤立的OA系统生命力脆弱。

信息孤岛

为什么OA系统最适合成为企业信息系统的核心呢?

因为公司的运营信息都是员工产生的,因此员工使用的系统就会成为运营信息的最初入口,而全体员工都用的系统就是OA系统;所以OA系统往往自然而然的就成为了大多数企业运营信息的入口,也就成为了数据中心。反过来看,要想让员工更高效的工作,就应该在OA里提供他需要的所有数据,也能在OA里直接开展工作,比如下订单。这样就需要OA和ERP/CRM紧密集成。

单纯的工作流审批意义不大,与各种周边系统深度集成才有生命力。因为拥有最新鲜最真实最完整的企业运营数据,所以OA系统应该具备各种报表、统计分析功能,成为企业的BI,成为企业大数据的核心,成为企业领导获取数据了解运营情况的数据源。实时获取的真实数据远比后期加工整理的报表有价值。

OA系统应该和ERP,CRM,PDM,MES等业务系统集成,以实现人员、部门、客户、供应商、物料、固定资产、BOM、采购订单、销售订单、费用单据等等主数据的统一一致,并且实现从业务需求人发起申请到业务系统完成处理的完整的端到端的流程,保证各系统的信息随时一致。也保证OA中能出具给各级管理者看的报表。

OA系统也应该和AD、邮件、IM、SVN、JIRA、门禁考勤、动态密码等基础系统集成,以实现员工账号权限的一致性,既提高入职员工开通权限的效率和准确性,也降低离职员工权限忘记收回的风险。

公司内部系统的集成只是第一步,OA系统还应当承担起跨公司的数据交换,比如将采购订单数据和销售订单数据直接发给上下游合作公司,实现企业间的无缝协作。

无论是业务系统还是基础IT系统,其实市场上都有主流厂商,这种集成本来应该有完整成熟的实现方案,但不知何故,经常是每个客户在自行开发。

3、业务灵活性。

用户体验让用户喜欢OA,系统集成让用户离不开OA,但是OA还有一个命门,就是业务灵活性。

拙劣的业务灵活性

在OA系统的5大类功能中,信息门户、企业社交、常用组件、员工绩效,这4项都可以实现高度的标准化,也就是产品如果做得够深入细致,都能以工具软件的形态出现,在产品级直接满足绝大多数用户的绝大多数需求,从而规避个性化定制的陷阱。不过多数传统OA产品做的并不够好,可能是因为产品功能铺的过宽,也可能是因为觉得有些功能没什么人用,总之在用户体验和功能深度上远远不够。这种情况给很多SaaS厂商留出了巨大的发展空间。很多SaaS厂商抓住一个或几个功能点做深做透,在一个很窄的领域给用户带来了真正的价值。

“业务流程”是OA系统最重要的功能,最能体现系统给用户带来的价值。但是“业务流程”恰恰是最善变的,通用的流程设计工具目前还远远不能满足用户的需要。

一方面是不同企业或组织之间的“业务流程”不同,另一方面是同一个企业的同一个“业务流程”会随着时间不断调整优化。这两类本质上都是考验OA系统对业务支撑是否足够灵活。OA系统不能一旦上线就一成不变,更不能要求所有用户业务处理方式都相同。

一个公司的差旅费报销制度和另一个公司不一样,一个部门的请假审批节点和其他部门不同,一个公司的采购制度发生变化从集中采购变成分散采购,这些都是再正常不过的事情,流程如何走,表单什么样,作为通用的产品几乎完全无法预知。

业务流程的灵活性不可避免,多数OA产品也可以做二次开发进行定制,也声称没有实现不了的需求,但问题是:二次开发成本太高。很多公司没有二次开发人员,时间又很紧迫,又不想花钱。何况,实际用户提出的需求经常是不靠谱的,他们经常考虑不周,出尔反尔。

面对这种情况,传统OA厂商通常试图通过设置通用的流程模型来满足所有用户的需求。比如柔性流程,规则引擎,表单引擎,触发器等等。这些方式可能并不坏,但是依然需要开发人员使用,普通用户很难自行操作。若想本质上改变对业务灵活性的支持,可以从以下一些思路着手:

建立丰富的流程模型库,让用户不是从零新建流程,而是挑选合适的流程使用。从量体裁衣变为挑选成衣。

建立可视化的所见即所得的流程建模引擎,包括表单引擎(用户可以像使用excel一样绘制修改流程表单),流程引擎(用户可以像使用visio一样画图,并点击右键定义各种流转规则),最重要的是,用户可以完全不用代码就实现符合逻辑的流程调整。

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