数字化任务管理系统和“手机没关”原则的应用

2021-01-28 15:55:52
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成者科技团队分布在:大连、深圳、东莞,由于三地办公的缘故,对于团队间沟通和任务管理将是巨大的挑战。为此,成者将所有团队任务进行数字化管理,通过SAAS软件,按照部门-项目-任务,进行细化分解。对于行政或市场常规任务,则采用周任务的方式来进行细化。

大连成者科技有限公司CEO周康

周康,1986年出生,毕业于大连理工大学船舶与海洋工程。2013年创办成者科技,通过AI和互联网技术,推动办公设备智能化。在担任CEO期间,带领成者科技攻克书籍扫描技术,融入大量的AI视觉技术,来优化扫描质量,并积累大量的技术壁垒和全球布局的专利技术,成者智能扫描仪也在短短四年时间,成为全球扫描仪头部企业。在成者公司,周康打造了闭环的产业结构,自主设计、研发、生产,软硬结合、AI互联网技术均衡。成者搭建了全球的销售网络,销往全球160多个国家,为中国创造出海树立了榜样。

经验分享:

成者科技团队分布在:大连、深圳、东莞,由于三地办公的缘故,对于团队间沟通和任务管理将是巨大的挑战。为此,成者将所有团队任务进行数字化管理,通过SAAS软件,按照部门-项目-任务,进行细化分解。对于行政或市场常规任务,则采用周任务的方式来进行细化。

在成者内部推行了“ARCI”(阿喜法则),每个任务由A来当责推进,并设定好C作为咨询协助、R协助执行、执行进展要知会相关的I,ARCI的角色分配,能讲任务的相关责任分配得足够精细,遇到难题时可找C,任务进展要知会I。

成者所有成员都要将建立任务、推进任务、跟踪任务变成习惯:1.项目的执行要细化成任务;2.日常的工作要捋清楚周任务;3.与其他人沟通过程中学会给对方建立任务;4.每天要回顾自己的当前日任务。

为了建立习惯,成者制定了“手机没关”原则,来保证任务执行过程中信息沟通的同步。其中:

“手”-谐音“收”。当别人给自己建立任务时,要回复“收到”以示接受任务;

“机”-谐音“计”。在接受任务之后,要给出“计划”,简单任务直接设定截止时间、复杂任务则应该分解子任务再分别设定截止时间;

“没”-谐音“每”。在按计划执行任务的过程中,要“每天”在任务里评论任务的进展,以告知任务的相关人。即便当天没有进展,也需写明当日无进展;

“关”-“关闭”之意。在任务结束时,不仅要及时关闭任务,更要评论任务最终的成果总结。

“手机没关”原则是培养团队在任务执行过程中严谨靠谱的做事方式,每天要对自己的任务进行回顾,不仅是自有任务还包含跨部门任务,只有每天都关注自己的任务并进行回复时,才能帮员工养成真正意义上的习惯。

好的工作习惯是基础,成者通过对任务管理的数字化,厘清ARCI职责,再配合巧妙的“手机没关”原则,让跨区域多地的任务管理和沟通更有效。

转型收获:

在管理中数字化只是基础,真正有价值的是帮助团队高效运转。这个过程中任务的管理是关键,所以对于任何公司来讲,团队学会任务分解也是基础,将任务分解清晰之后,下一步才能进行数字化。

任务分解可以分为很多维度来进行,常见的项目管理可以按项目来分解,但对市场、行政、支持等部门,可能更适合采用周任务进行,团队通过周会来确立周任务,然后进行分解。

将任务数字化上云之后,建立任务时,要将ARCI各角色拉进任务分配清楚,即可按步进行。然后可以通过更细化的工时、日历的管理,及时统筹整个部门的任务进展情况。

需要强调的是,团队的习惯养成是一件长期的事,整个数字化的路程也不是一蹴而就,需要想清楚执行的细节思路,设定好规则,对团队要持有足够多的耐心。过程中如果出现执行不到位,及时进行宣讲指导。个人养成习惯尚且困难,团队习惯则是难上加难,要坚定不移保持信心,做好长时间推动的心理准备。

大连成者科技有限公司