CIO:我爱RPA!RPA使我快乐!

2020-03-20 08:52:40 文/计算机世界 作者/ Peter B.Nichol

认知自动化技术正在改变我们的业务。机器人过程自动化(RPA)是演进的第一步。通过机器人过程自动化去实现业务价值。

机器人过程自动化(RPA)是大部分企业还不太了解的颠覆性技术。在企业中,只有少数领导能充分认识到RPA的潜力。关于RPA的宣传让我想起了20世纪90年代中期关于互联网的宣传。我们知道它将腾飞,但我们不知道这种知识共享的想法将在哪些领域被采纳,以及怎样被采纳。

RPA应用人工智能和机器学习来执行以前需要人类执行的可重复性任务。

类似于区块链的概念,这种技术应用缓慢,在很大程度上与教育有关。一旦充分发挥了RPA的优势,将很快在整个企业中应用RPA类的概念。

RPA不是物理机器人。它不会微笑着把联邦快递包裹递给你。它也不会在星期天用空中出租车运送你的亚马逊包裹。RPA的魅力在于它可以根据规则自动执行任务,减轻了执行人工过程的负担。人工的、重复的、错误率高的过程是RPA的优势所在。

RPA在三方面做得非常好。它降低了成本,提高了质量,并改进了操作控制。不管你使用的是Blue Prism、WorkFusion、Kryon Systems、UiPath、Automation Anywhere还是NICE。每种工具都可以帮助你实现更好的业务成果。

RPA还为下一代首席信息官提供了一些有趣的应用。

RPA用于高级分析

建立一个数据湖?RPA可以帮助你。启动数据支持计划?RPA可以帮助你。RPA简化并自动化了耗时而且重复性的大量任务。大数据需要数据聚合、管理、数据清洗、标准化、数据争用和元数据标记。

RPA在实现高级分析方面有惊人的优势:

·不需要手动重新设置数据集密钥

·数据迁移

·数据验证

·从数据中生成准确的报告

·行动框架的基础:“很好了解”(在允许范围内)、“有趣”(比预期的要好)或者“应该行动”(需要行动)

·实现实际过程可视化的过程挖掘技术

·从获得的来源输入

·实现准确性、一致性、有效性、及时性和可访问性的数据规则

·消除重复数据

·执行供应商主文件更新

·数据提取

·高级处理算法

·格式化

RPA甚至可以处理最复杂的环境。如果你能记录和播放任务,那么,RPA非常适合用于改进操作。

RPA用于解决业务过程问题

数据集成是一项永远做不完的工作。在实现系统完全自动化最后一英里的某个地方,要么没有可用的预算,要么产生不了价值。RPA有助于最后阶段的顺利完成,清除过程中的问题。RPA将引领下一波提高生产力的浪潮,它可以帮助解决八类主要的业务处理问题:

·工作失误;例如,提醒错过了最后期限或者超支

·生产过剩;例如,根据严重程度扩展报告

·等待;例如,等待批准

·没有利用好人才;例如,必要时根据事件对员工进行培训,并做好记录

·沟通;例如,促进职能对接——当审批系统没有与采购订单和发票系统对接时

·库存;例如,处理数据以进入更大的系统

·动作;例如,在应用程序之间切换时消除重复的击键

·额外处理;例如,格式化报告,添加详细信息

RPA正在颠覆数字化转型和卓越运营。RPA快速而且低成本的自动化方法节省了劳动力,扩展了容量,加快了速度,并提高了准确性。

RPA用于项目、计划和项目组合管理

管理项目预算、监控风险和平衡资源容量都是计划和项目经理的核心职能。当涉及到IT项目组合管理时,RPA重新定义了被认为是“好”的标准。自动化可以通过多种方式降低风险,简化项目组合管理任务。以下是一些亮点:

·为工作声明创建多线程数字审批

·使用企业的“黄金标准”生成合同

·自动完成项目组合报告的创建和分发

·生成文档

·推动不同项目的沟通

·平衡资源;例如,报告资源的使用情况和重新分配资源

·尽量不依赖于电子表格来管理信息

·回答问题,我们是否步入正轨?

·收集和传播具体的项目信息

·筛选、过滤和跟踪招聘过程的候选人

·基于阈值创建财务场景模型

·自动完成仪表板的数据提取;例如,PowerBI或者Clarity PPM

·提供传感器,以持续识别进展情况,获取所实现的价值

·基于历史数据进行预测

·确保遵守PMO政策;例如,过程文件和工程审计

·自动进行工程和项目SDLC过程步骤

RPA能够在你的IT项目组合生态系统中发挥重要作用。持续时间短(1~2个月)和低投资成本(50~10万美元),这使得企业能够很轻松地完成RPA试点工作。通过RPA,更容易进行量化改进工作。当结果直接可见时,这种指标驱动的方法方便了业务合作伙伴们之间的沟通。

RPA用于IT资产管理

你知道企业的许可证什么时候到期,需要续期吗?RPA和人工智能将变革IT资产管理(ITAM)。IT资产管理的本质是重复性的和标准化的。这其实是RPA的最佳应用点。RPA在IT资产管理方面有多种应用。以下是最有影响的:

·自动进行软件审核

·将购买的许可与签约的许可进行比较

·管理源代码控制

·监督供应商和资源的引入和离开;例如,删除域用户或者修改代理列表

·提供报告和分析

·管理事件解决方案;例如,服务器重新启动、密码重置等

·自我修复;例如,系统健康检查、自动备份和事件监视

·自动执行流程;例如,IT资产请求

RPA不会修复受损的工作流,但它可以帮助自动执行流程,以确保消除人为错误,缩短流程周期时间。你仍然需要花费时间来弥补流程中的空白,但智能自动化过程可以很好地集成来自不同数据系统的数据。

RPA用于财务管理(从采购到付款)

财务流程充满了搜索、转账、扫描、复制、粘贴、排序和筛选等操作。财务流程的自动化将改善与供应商和内部合作伙伴的关系,并提高财务部门的效率。RPA可用于根据发票来验证合同条款,验证地址和账单信息等标准数据在最近的发票中没有被更改。

虽然最明显的好处是财务风险和控制,但减少手动流程往往会在组织上产生更积极的影响。财务领导如果能人尽其才,避免加班,将极大地提振士气。把资源从普通的战术性任务转移到高附加值的战略性任务,例如,执行分析和预测建模,RPA将成为财务管理部门的力量倍增器。让我们看一下RPA用于财务管理的一些具体应用情形:

·支持季度结算

·根据实际的、已开票的(和未开票的)数据计算并预测应计利润

·将数据从Excel导入到易读的报告中

·上传各个财务系统的交易数据

·生成标准日记账分录

·确定非典型和例外支出

·计算和处理年度供应商返利

·与丢失或者延迟发票的供应商沟通

·跟踪供应商对计费策略和最佳实践的遵守情况

·将季度预测自动载入到财务记账系统中

·根据部门分类支出的实际情况调整预测

·监视资本支出和运营支出预测以反映实际差异

运营财务和会计流程是RPA的亮点所在。这些流程往往是重复性的,通常会导致某种人为错误。财务审查准备、部门间协调、财务规划和分析都有可能实现自动化。

RPA用于安全

保护企业免受网络攻击是一项全天候的工作。问题是人类需要睡眠。RPA能够使得首席信息安全官的角色变得人性化,更重要的是,网络安全管理员的角色也会变得更加人性化。利用RPA,通过项目可视化、发展组织关系和激励新领导层,首席信息安全官的职能变得更加“贴近员工”。如果资源整天都是消耗在网络威胁预防和缓解上,那么这就是不可能的。RPA可以通过多种方式加强和简化安全操作:

·部署安全编排、自动化和响应过程以改善安全管理工作

·关闭未经授权的特权访问

·机器人安全和密码配置已加密,公司个人不能访问

·发现并防止零日攻击

·网络威胁识别、机器人创建和威胁清除

·过滤误报威胁

·在企业范围内颁发一致的证书

·密码自动轮换

·近实时的100%发现访问违规

·提高数据的安全性,加强对数据的审核

·使用人工智能实现智能自动化;例如,基于威胁分析在ServiceNow中创建故障单,并立即切断风险

·基于行为分析,发现非典型用户和机器行为

·降低检测和响应泄露事件的成本

·快速检测、分析和防御网络攻击

·识别不太可能代表人类行为的行为

通过人工智能实现网络安全越来越有必要。终端数据量呈爆炸式增长,而我们的预算却并非如此。当安全分析人员无法抵挡威胁时,企业应求助于RPA。检测、预测和响应都能受益于应用RPA,变革企业的网络防御工作。

智能自动化分担了工作负载

当你不再把所有的时间都花在战术性活动上时,你就开始变得更具战略性了。如果保持我们的日常业务运行总是需要一些战术性的工作,那这将是一个艰难的过程。

不仅仅是建立一个RPA卓越中心(COE)。首先,找到早期采用者(信徒)。这些人把一般的工作推到一边,不断地变革已经成熟的工作。其次,要合作。寻找跨职能领导,可以帮助他们成功地进行试用。第三,找出问题。专注于某一具体的业务难题,并宣传非常适合RPA应用的业务案例。从需要2~3周时间的概念验证(POC)项目快速转换到需要6周时间的价值证明(POV)项目。

区块链、认知分析、增强现实和机器人技术都为企业提供了巨大的、基本上尚未开发的机会。企业的业务模式正在改变。投身其中,一起憧憬,迅速应用,充分发挥所有权的总体价值,并应用RPA来提高业务价值。

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